Los usuarios de Brightwheel tendrán diferentes niveles de permisos dentro de sus cuentas según su relación con los estudiantes. Los cuatro tipos de contacto diferentes que un administrador del programa puede establecer para un estudiante son Padre, Familia, Recogida aprobada y Contacto de emergencia .

A estos contactos del estudiante se les otorga el mayor acceso a la cuenta del estudiante y pueden comenzar a usar brightwheel al registrárse aquí o siguiendo las instrucciones descritas en su invitación por email . Si se creó una cuenta de padres antes de ser invitados por la escuela, la escuela puede proporcionar un código de diez dígitos , lo cual es único para cada estudiante. Los permisos de los padres incluyen la capacidad de enviar y recibir mensajes, registrar la entrada y salida de sus hijos durante el día, ver el perfil de sus hijos y el feed diario, agregar contactos familia o aprobados para la recogida/entrega, , y también acceso al pago de facturas .
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Dependiendo de la configuración de la escuela, es posible que un contacto que sea padre agregue contactos adicionales a la cuenta estudiantil de brightwheel de su hijo para que también puedan mantenerse actualizados sobre las actividades diarias del niño.

Estos contactos del estudiante pueden ver el feed de la actividad diaria del estudiante, sin embargo, no tendrán acceso ni podrán editar la información personal del niño, como su salón de clases, alergias, fecha de nacimiento, medicamentos, etc. Los contactos familiares también tendrán automáticamente la capacidad de dejar/recoger a un estudiante. Pueden enviar mensajes a la escuela en caso de que necesiten comunicar rápidamente algo relacionado con recoger o dejar a un niño.

Estos contactos del estudiante no verán ninguna información del niño en la aplicación brightwheel y solo podrán realizar acciones de recogida/entrega.

Estos contactos del estudiante pueden ser utilizados por la escuela o los padres como contacto de emergencia. Los contactos padres tienen la capacidad de agregar contactos de emergencia al perfil estudiantil de su hijo en caso de que no se pueda contactar a un padre en una situación de emergencia. Los contactos de emergencia no tienen acceso a la aplicación brightwheel y no pueden registrar la entrada/salida de un niño, simplemente sirven como un contacto adicional en caso de una emergencia.