Brightwheel permite a los administradores realizar un seguimiento de los pagos con respecto a facturas específicas y saldos de cuentas de estudiantes fácilmente.
Los pagos se pueden realizar en línea (pagados a través de Brightwheel mediante transferencia bancaria o tarjeta de débito/crédito) o fuera de línea (ingresados por el administrador para pagos realizados fuera de Brightwheel, como cheques o efectivo).
Pagos en línea
Los pagos en línea se rastrean automáticamente cuando un pagador utiliza la plataforma de facturación brightwheel para enviar fondos directamente al proveedor para pagar el saldo de una cuenta. Dependiendo de los configuración de facturación , esto se puede hacer mediante una tarjeta de crédito/débito o una transferencia bancaria (ACH). Ambas opciones conllevan una tarifa de procesamiento específica para la cuenta brightwheel de cada programa.
Los padres y los pagadores pueden agregar un método de pago a su cuenta en cualquier momento, incluso si el programa tiene la configuración Aceptar pagos en línea desactivada. ¡Esto permite a los padres y pagadores estar preparados y listos para realizar pagos a través de Brightwheel tan pronto como su programa también lo esté! En realidad, no podrán realizar pagos hasta que el programa haya activado esta configuración.
Pagos con tarjeta
Los pagadores pueden agregar tantos métodos de pago como quieran a sus cuentas. Pueden pagar facturas específicas, todas las facturas abiertas o cualquier otro monto en dólares contra el saldo de la cuenta del estudiante (no vinculado a una factura). Cuando los pagadores utilizan una tarjeta para pagar su factura o saldo de cuenta, ocurren los siguientes eventos:
Pagar el Saldo actual liquida todas las facturas abiertas a la vez, aplicando automáticamente el pago.
Pagar una factura(s) individual(es) vincula el pago a facturas específicas y permite el pago de facturas asignadas a otros pagadores.
Al elegir Otro monto el pago se aplica automáticamente a las facturas más antiguas; si no existe ninguno, aparece como crédito/pago disponible en la pestaña Actividad actual.
Los pagos con tarjeta se procesan en unos instantes y muestran el estado "exitoso" o "fallido"; Los pagos con tarjeta HSA/FSA pueden tener tiempos de procesamiento más largos.
Los pagos fallidos se registran en la pestaña Todas las transacciones con un monto de $0.
Transferencias bancarias (ACH)
Al igual que con las tarjetas de débito y crédito, los pagadores pueden agregar una cantidad ilimitada de cuentas corrientes a sus perfiles para realizar pagos. Cuando los pagadores utilizan una cuenta bancaria para pagar su factura o saldo de cuenta, ocurren los siguientes eventos:
Pagar el Saldo actual liquida todas las facturas abiertas a la vez, aplicando automáticamente el pago.
Pagar factura(s) individual(es) vincula el pago a esas facturas y permite pagos de las facturas de otros pagadores en la cuenta.
Los pagos
Otro monto se aplican automáticamente a las facturas más antiguas o aparecen como crédito/pago disponible si no existen facturas, visible en la pestaña Actividad actual.
Los pagos comienzan a procesarse momentos después de hacer clic en Pagar ahora.
Los fondos están respaldados por brightwheel y se depositan antes del siguiente día hábil si se envían antes de las 7 p.m., hora del Este.
Si bien los programas recibirán los fondos anticipados tan pronto como el siguiente día hábil , un pago bancario puede demorar hasta cinco días hábiles en procesarse por completo, según el banco de pagadores
Si un pago falla posteriormente, aparece como un pago fallido y los fondos previamente adelantados se retiran de la cuenta de depósito del programa para cubrir el monto. Los detalles sobre estas transacciones, incluidos los fondos depositados y retirados, están disponibles en Informe de depósitos .
Pagos en línea fallidos
Los pagos en línea fallidos realizados con una tarjeta de crédito o débito deben mostrar un Estado de pago fallido inmediatamente, con la excepción de los pagos con tarjeta FSA/HSA.
Sin embargo, los pagos ACH pueden mostrarse como fallidos en una fecha posterior debido a tiempos de procesamiento más largos (hasta 5 días hábiles) . Si falla un pago ACH, ese pago aparecerá como fallido y los fondos previamente adelantados se eliminarán de la cuenta de depósito del programa para cubrir el monto del pago fallido. Los detalles sobre estas transacciones, incluidos los fondos depositados y retirados, están disponibles en Informe de depósitos .
Cómo funciona el pago automático
El pago automático se activa el día en que se envía la factura y debe activarse antes del envío de la factura para que funcione
Si el pago automático se desactiva después de enviar una factura, el pago automático no se activará para esa factura.
Para que el pago automático entre en vigor en una factura, es necesario que se cumpla todo lo siguiente:
El pagador ha activado el pago automático antes del envío de la factura.
El pago automático está activado cuando vence la factura
En la fecha de vencimiento de la factura, se adeuda un saldo en la cuenta del estudiante y luego el monto total adeudado (hasta la fecha de hoy) se cargará al pagador.
Obtenga más información sobre cómo configurar los ajustes de pago automático.
Pagos sin conexión
Muchos programas ofrecen más flexibilidad para aceptar pagos y pueden optar por permitir que los pagadores paguen en efectivo, con cheque o mediante un sistema de procesamiento de tarjetas de crédito de terceros como Venmo , Cash App o Zelle . Cualquiera de estos pagos externos se puede registrar en Brightwheel para mantener un registro actualizado del saldo de la cuenta del estudiante.
Una vez se registra el pago fuera de línea , se publicará inmediatamente en la cuenta del estudiante y se mostrará como un monto negativo en el historial de transacciones, lo que indica que se ha reducido el monto total adeudado. Si es necesario, siempre puedes elegir Anular un pago sin conexión también.
Tenga en cuenta que registrar un pago fuera de línea es estrictamente para fines de seguimiento. Cualquier cheque o pago en efectivo deberá depositarse en la institución financiera del programa. Debido a que brightwheel no deposita fondos fuera de línea en la cuenta del programa, estos pagos no se reflejarán en el Informe de depósito .
¿Listo para empezar?