Los formularios de Brightwheel empoderan a los proveedores al permitirles recopilar información clave de familias existentes y potenciales. La información recopilada se agrega automáticamente al perfil del estudiante y creará nuevos contactos según sea necesario. Los proveedores pueden recopilar y almacenar todos los envíos de formularios en un solo lugar y ver fácilmente quién envió toda la información necesaria y quién no.
Además de los formularios, los proveedores también pueden utilizar otras opciones para compartir documentos con familias como Archivos compartidos , Solicitudes de documentos y Contratos .
Crear un Nuevo Formulario
Inicie sesión en brightwheel en la web
Abra la página Papeleo en el menú de la barra lateral morada
En la pestaña Formularios y Solicitudes , haga clic en el menú desplegable Crear Nuevo
Seleccione Formulario
Ingrese el nombre y la descripción del formulario, haga clic en Continuar
Haga clic en el botón + Nueva sección y elija qué secciones agregar (Niño, Padre, Inscripción, Dirección, Firma del padre o Personalizada)
Tenga en cuenta: Cualquier información recopilada utilizando una Sección/Campo personalizado no se mostrará directamente en el perfil del estudiante, pero siempre estará accesible a través del envío de ese formulario.Haga clic en Agregar campos dentro de una sección para agregar campos personalizados
Marque los campos deseados Requeridos y elimine los campos innecesarios
Use las opciones desplegables de números junto a Secciones y Campos para reordenar según sea necesario
Use el botón naranja Vista Previa y haga clic en Salir de Vista Previa cuando esté listo para guardar
Establezca el nivel de acceso para el formulario: Acceso a enlace, Solo invitación, o Borrador
Por favor Nota: Para actualizar este nivel de acceso en un formulario guardado, consulte nuestro Edición de formularios recursoHaga clic en Crear cuando esté listo
Secciones y Campos
Los formularios pueden incluir preguntas personalizadas y preestablecidas. Las preguntas preestablecidas son creadas por brightwheel y corresponden a campos en el perfil del niño. Las preguntas personalizadas las crea el administrador del programa y no corresponden a los campos del perfil del niño.
🚩 Una vez enviado y el programa selecciona Aprobar y Actualizar, cualquier dato incluido en las preguntas preestablecidas se completará automáticamente en los campos correspondientes del perfil del niño. Los datos incluidos en las secciones personalizadas no se completarán automáticamente en el perfil del estudiante.
Secciones y Campos Preestablecidos
Cada formulario se compone de secciones de campos que los padres podrán completar. Estos campos se corresponden directamente con los campos del perfil del estudiante. Una vez que se agrega una sección a un formulario, cualquier campo puede marcarse como obligatorio o eliminarse haciendo clic en el icono de la papelera.
💡 Se creará una sección de "Información del tutor" para cada tutor ya asociado con el estudiante cuando el tutor reciba la solicitud, con excepción de los contactos de emergencia.
Secciones y campos personalizados
Se pueden agregar secciones y campos personalizados a cualquier formulario como se describe en el proceso de creación anterior. En este momento, cualquier información recopilada en la sección/campo personalizado no se mostrará directamente en el perfil del estudiante, pero siempre estará accesible a través del envío de ese formulario.
Haga clic en el botón + Nueva sección y elija Personalizado para agregar una sección personalizada. Una vez añadida, puede modificar el nombre de la sección haciendo clic en Editar o eliminar la sección haciendo clic en el icono de la papelera.
Haga clic en el botón Agregar campo dentro de una sección y seleccione Campo personalizado para agregar un campo personalizado. Estos se agregarán al final de la sección de forma predeterminada y el nombre y el tipo de campo (texto, sí/no, numérico, fecha o párrafo) se pueden modificar haciendo clic en el icono del lápiz.
Tenga en cuenta: Todos los nombres de campos personalizados deben ser únicos y no se pueden repetir. Por ejemplo, si necesita tener dos campos de nombre en un formulario, querrá crear los campos Nombre 1 y Nombre 2 para evitar duplicados.
Respuestas Precargadas
¡Los programas pueden completar previamente partes de los documentos completables antes de enviarlos a las familias! Esto puede resultar útil para los programas que desean completar preguntas previamente o agregar sus propios detalles a un formulario. Consulte nuestro recurso Crear documentos rellenables para conocer los pasos sobre cómo agregar secciones precargadas.
Compartir formularios
Una vez que haya creado un formulario, tiene diferentes opciones disponibles sobre cómo le gustaría compartirlo.
Si desea compartir con los padres que ya están vinculados al contacto del estudiante, puede enviar una invitación para completarlo directamente desde la pestaña Formularios y solicitudes .
Si desea compartir un enlace directo al formulario por correo electrónico, otro método de comunicación o agregando el enlace a su sitio web, esto también es posible y puede ser valioso si desea recopilar información de posibles estudiantes y agregarlos a un ¡Lista de espera!
Después de compartir, todos los padres asociados reciben notificaciones por correo electrónico para revisar y enviar el formulario y pueden acceder a contratos y formularios compartidos desde la pestaña Formularios y solicitudes en el perfil de su estudiante en la aplicación o plataforma web brightwheel.
Los formularios se pueden reenviar según sea necesario (por ejemplo, un formulario de inscripción de año nuevo). Simplemente siga los pasos para compartir con normalidad. Al compartir, esto enviará un nuevo contrato a los padres para que lo completen, creando una instancia adicional en la lista de formularios del estudiante.
🚩 Si los padres tienen problemas para acceder a un contrato o una invitación por correo electrónico, evite compartirlo, ya que agrega otra versión del formulario para que lo completen. En tales casos, comparte nuestro recurso Cómo completar formularios con tus padres para que comprendan cómo completar la solicitud.
Gestión de Formularios
Después de crear un formulario, tendrá algunas opciones para administrar estos formularios, como solicitar cambios en el envío de un padre, aprobar el envío de un formulario, eliminar un formulario y mucho más.
¡Consulte nuestro recurso del centro de ayuda Administrar formularios digitales para obtener más información sobre sus opciones!
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Cómo puedo cobrar una tarifa de registro con un formulario que comparto con mis padres?
Nuestra función de Admisiones funciona por separado de nuestra plataforma de facturación en este momento. Actualmente no hay una manera de cobrar una tarifa con una aplicación. Cualquier tarifa de registro o solicitud que desee cobrar debe agregarse manualmente a la cuenta de facturación del estudiante como un cargo único.
¿Qué pasa si necesito editar un formulario que ya he compartido con mis padres?
Puede editar y reordenar secciones dentro de un formulario. La edición de un formulario no afectará ni cambiará ningún envío histórico. Después de realizar ediciones, solo las nuevas familias que se envían recibirán las actualizaciones. No puede volver a compartir la versión actualizada del formulario si ya se ha compartido con los padres. Si ya ha compartido una solicitud con una familia y necesita editar cualquier campo/sección, puede duplica el formulario y compártelo de esta manera.
¿Qué sucede si necesito que los padres realicen cambios en un formulario después de que ya se haya enviado y aprobado?
Una vez que se aprueba un formulario, no podrá utilizar nuestra función Solicitar cambios. Puede editar cualquier información autocompletada directamente desde el perfil del niño, o puede duplique el formulario que necesita actualizarse y luego envíe la nueva copia de este formulario a la familia para que lo complete. Una vez que se haya enviado la nueva copia de este formulario, podrá ver el formulario antiguo y actualizado.