Los reembolsos se pueden emitir o registrar a través de brightwheel siempre que surja la necesidad, ya sea que un estudiante abandone el programa antes de tiempo, se deba devolver un depósito o si un pagador pagó en exceso sin querer saldo de la cuenta del estudiante en una cantidad significativa.
Un reembolso en línea devolverá los fondos al pagador por un monto pagado previamente, en el método de pago original, siempre y cuando sea dentro de los 85 días posteriores al pago original.
Un reembolso fuera de línea se puede registrar en Brightwheel para fines de mantenimiento de registros e informes, pero debe emitirse a través de otros medios, como un cheque físico, Venmo, etc.
Emitir un crédito
En última instancia, la decisión de emitir un reembolso o un crédito depende del programa y del pagador. Los créditos se pueden agregar fácilmente a la cuenta y reducirán el saldo adeudado por el pagador en una factura futura. Los créditos se aplican automáticamente a la siguiente factura que se crea, pero se pueden aplicar manualmente en otro lugar según sea necesario.
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Emitir un reembolso en línea
Se pueden emitir reembolsos para pagos en línea una vez que el pago se haya procesado por completo y hasta 85 días después de realizado el pago. No hay tarifas de procesamiento adicionales asociadas con un reembolso y las tarifas de procesamiento cobradas en el momento del pago no se reembolsan a la parte que pagó el tarifa de procesamiento (pagador o escuela)
Vaya al perfil de facturación del estudiante correspondiente
💡 Abra la página Facturación en la barra lateral, vaya a la pestaña Estudiantes y seleccione el nombre del estudiante.
Localice el pago correspondiente a reembolsar siguiendo cualquiera de estos pasos:
En la pestaña Actividad actual , abra la pestaña Créditos y pagos disponibles
En la pestaña Todas las transacciones , abra la pestaña Créditos y pagos
Haga clic en el menú desplegable Acciones junto al pago que debe reembolsarse y seleccione Reembolso
Ingrese el monto del reembolso
Seleccione el Método de reembolso
Seleccione el Motivo
Introduzca cualquier Nota opcional.
Haga clic en Reembolsar pago
Revise la ventana emergente que puede aparecer indicando que al emitir el reembolso se eliminará primero el pago de la factura más reciente. Si la factura está marcada como pagada, se podrá volver a abrir.
Haga clic en Sí, reembolso para continuar
ℹ️ Una vez reembolsado, los pagadores serán notificados automáticamente del procesamiento del reembolso. Tenga en cuenta que los fondos pueden tardar hasta 10 días hábiles en regresar a la cuenta del pagador.
Registrar un reembolso sin conexión
Los reembolsos fuera de línea se pueden emitir en cualquier momento y permiten a los administradores registrar efectivo o verificar fondos a los pagadores. Esta es una excelente opción para devolver fondos que se pagaron originalmente en efectivo, cheque o un sistema de terceros; o para reembolsar un pago en línea que tenga más de 85 días.
Vaya al perfil de facturación del estudiante correspondiente
💡 Abra la página Facturación en la barra lateral, vaya a la pestaña Estudiantes y seleccione el nombre del estudiante.
Abra la pestaña Todas las transacciones y luego la pestaña Créditos y pagos
Haga clic en el menú desplegable Acciones junto al pago que debe reembolsarse y seleccione Reembolso
Ingrese el monto del reembolso
Seleccione el Método de reembolso
Seleccione el Motivo
Introduzca cualquier Nota opcional.
Desmarque o deje marcada la casilla para Notificar al pagador sobre este cambio dependiendo de lo que prefiera
Haga clic en Reembolsar pago
Revise la ventana emergente que puede aparecer indicando que al emitir el reembolso se eliminará primero el pago de la factura más reciente. Si la factura está marcada como pagada, se podrá volver a abrir.
Haga clic en Sí, reembolso para continuar
Una vez que haya realizado el seguimiento del reembolso fuera de línea en brightwheel, haga un seguimiento proporcionando el reembolso en efectivo o cheque al pagador directamente fuera de brightwheel.
🚩 Registrar un reembolso fuera de línea en brightwheel no enviará ni enviará fondos por correo a los pagadores.