Los planes de facturación son el núcleo de la facturación de Brightwheel: definen el cronograma y los cargos que desea facturar a las familias de forma regular (recurrente).

¡Continúe leyendo para obtener más información sobre cómo configurar plantillas, planes de facturación, agregar descuentos, dividir cargos entre pagadores y más!

Crear Plantillas de Planes de Facturación

¡Simplifique la configuración de planes de facturación para estudiantes utilizando una plantilla y ahorre tiempo! Una plantilla contendrá los componentes clave reutilizables del plan de facturación (cargos y cronograma de pagos). Agregue algunas plantillas básicas para sus tarifas y horarios de matrícula, luego aplíquelas a los estudiantes en el proceso de creación del plan de facturas para estudiantes.

Como Crear

Navegue a la página de Facturación de su cuenta en la web.
Abra la pestaña Biblioteca
En la pestaña Plantillas de Plan, haga clic en el botón Crear una Nueva Plantilla de Plan.
Tarifa fija:
1. Seleccione la frecuencia de Facturación con la que los pagadores recibirán las facturas mediante el menú desplegable
2. Agregue un cargo existente desde su biblioteca de facturación o haga clic en + Crear un nuevo cargo
  1. Si agrega un cargo existente de su biblioteca:
    Seleccione el cargo existente en el menú desplegable
    Agregue tantos cargos existentes como sea relevante
    Haga clic en Acciones en la fila de cargos para Editar Cargo o Eliminar Cargo si es necesario
  2. Si crea un nuevo cargo:
    1. Categoría: elige o agrega una categoría para el cargo
    2. Descripción: agregue una descripción para el cargo; esto se mostrará en la factura.
    3. Monto: ingrese el monto del cargo.
    4. ¿Guardar en la biblioteca?: guarde su cargo en la biblioteca para usarlo en futuros planes de facturación o facturas. Debes seleccionar esta opción si este cargo será aplicable a otros estudiantes en el futuro.
    5. Clic en Guardar
    6. Repita los pasos para cargos adicionales si es necesario
c. Haga clic en Siguiente

5. Agregar detalles:

a. Ingrese un nombre de plan de facturación; esto será visible para usted pero no para sus familias.

b. Seleccione la fecha de envío de la factura usando el menú desplegable

6. Haga clic en Crear Plantilla de Plan de Facturación.

Administrar plantillas de planes de facturación

Las plantillas se pueden editar en cualquier momento para garantizar que los nuevos planes estén configurados con las tarifas más recientes. Pero es importante tener en cuenta que las ediciones de una plantilla no afectarán ningún plan de facturas de estudiantes existente creado en la versión anterior de la plantilla.

Como administrar

Navegue a la página de Facturación de su cuenta en la web.
Abra la pestaña Biblioteca
En la pestaña Plantillas de Planes, busque la plantilla correspondiente.
Haga clic en el menú desplegable Acciones
Seleccione Editar Plantilla de Plan o Eliminar Plantilla de Plan
1. Si edita:
  1. Realizar los cambios necesarios en el cronograma o los cargos.
  2. Cuando termine, haga clic en Actualizar Plantilla de Plan de Facturación.
2. Si elimina:
  1. Haga clic en Eliminar para confirmar la acción.

Crear Planes de Facturación

Cree un plan de facturación para uno o varios estudiantes desde su cuenta en la web. Los planes de facturación se pueden crear desde cero o a partir de una plantilla existente guardada en su biblioteca de facturación. ¡Vea la sección aplicable a sus necesidades a continuación!

Crear desde cero

Utilice el menú desplegable Seleccionar una acción en la mayoría de las pestañas de Facturación para elegir la opción Configurar un Plan de Facturación.
💡 Si estás creando un plan específicamente para un estudiante, puedes usar este mismo menú desplegable disponible en el perfil de facturación de cada estudiante.
Agregar estudiantes
1. Para crear un plan de facturación, seleccione uno, varios o todos los estudiantes
2. Haga clic en Siguiente
Establecer tarifa
1. Seleccione Empezar desde cero
  💡 Si deseas crear un plan a partir de una plantilla, accede y sigue los pasos de la sección siguiente.
2. Seleccione la frecuencia de facturación con la que los pagadores recibirán las facturas mediante el menú desplegable
3. Agregue un cargo existente desde su biblioteca de facturación o haga clic en + Crear un nuevo cargo
  1. Si agrega un cargo existente de su biblioteca:
    Seleccione el cargo existente en el menú desplegable
    Agregue tantos cargos existentes como sea relevante
    Haga clic en Acciones en la fila de cargos para Editar cargo o Eliminar cargo si es necesario
  2. Si crea un nuevo cargo:
    Categoría: elige o agrega una categoría para el cargo
    Descripción: agregue una descripción para el cargo; esto se mostrará en la factura.
    [Opcional] Notas: agregar notas es opcional. Agregue notas para proporcionar información adicional a los pagadores en la factura.
    Monto: ingrese el monto del cargo.
    ¿Descuento?: puedes agregar un descuento al cargo si el descuento se aplicará a todos los estudiantes del plan de facturación. Si desea agregar descuentos para estudiantes individuales, puede hacerlo para esos estudiantes después de crear el plan.
    ¿Guardar en la biblioteca?: guarde su cargo en la biblioteca para usarlo en futuros planes de facturación o facturas. Debes seleccionar esta opción si este cargo será aplicable a otros estudiantes en el futuro.
    ¿Asignar cargo a pagadores específicos? - Esta opción solo estará disponible si estás creando un plan para un solo estudiante. Puede seleccionar esta opción para elegir cómo se dividirán las facturas entre los pagadores de la cuenta del estudiante.
    💡 Si necesita dividir las responsabilidades de cobro entre los pagadores, deberá editar las asignaciones de los pagadores en el plan de cada estudiante, ya que no verá esta opción al crear planes en masa.
    Clic en Guardar
    Repita los pasos para cargos adicionales si es necesario
4. Haga clic en Siguiente
Agregar detalles
1. ¿Cómo se llamará este plan? Asigne un nombre al plan de facturación; esto será visible para usted pero no para sus familiares.
2. ¿Cuándo entrará en vigor este plan? Establezca la fecha de vencimiento del primer pago y una fecha de vencimiento del último pago opcional
3. ¿Cuándo deben recibir las facturas los pagadores? Elija cuándo deben enviarse las facturas a las familias antes de la fecha de vencimiento del pago; esto les brinda a las familias la oportunidad de revisar sus cargos antes de pagar. Por ejemplo, es posible que desee que las facturas salgan 5 días antes de la fecha de vencimiento del pago.
4. [Opcional] Agregar fechas de servicio: agregar el período de facturación es opcional; sin embargo, recomendamos encarecidamente establecer un período de facturación para que las familias puedan hacer referencia a las fechas de servicio en sus facturas al presentar sus impuestos o solicitar el reembolso de sus gastos de cuidado infantil. Esto es relativo a su período de facturación y a la fecha del primer período de facturación. Por ejemplo, si factura mensualmente, puede optar por establecer el período de facturación en el mes anterior o en el mes siguiente.
5. [Opcional] Agregar notas: esto aparecerá en cada factura para que los padres lo vean.
6. Si lo desea, marque la casilla Guardar plan como plantilla para uso futuro.
7. Revise el cuadro Experiencia del pagador en el lado derecho de la pantalla para determinar si es necesario realizar algún cambio (y, de ser así, use el botón Atrás para realizarlo).
Cuando esté listo, haga clic en Crear plan de facturación.
ℹ️ Tienes la opción de crear uno o varios planes de facturación para cada estudiante. Esto permite facturar a las cuentas de los estudiantes por ciertos servicios/cargos en diferentes frecuencias o configurar planes de manera que cuando uno vence, se activa uno nuevo (por ejemplo, si un estudiante está haciendo la transición entre aulas).

Crear utilizando una plantilla guardada

Puede usar el menú desplegable Seleccionar una Acción en la mayoría de las pestañas de Facturación para elegir la opción Configurar un plan de facturación. Si está creando un plan específicamente para un estudiante, puede usar este mismo menú desplegable disponible en el perfil de facturación de cada estudiante. Una vez que haya seleccionado esto, siga los pasos a continuación.

💡 Navegue hasta la Biblioteca de Facturación en la pestaña Plantillas de Planes, busque la plantilla y haga clic en Acciones para seleccionar Configurar planes de facturación también.

Agregar estudiantes
1. Seleccione uno, varios o todos los estudiantes para crear un plan de facturación para usar una plantilla
2. Haga clic en Siguiente
Establecer tarifa
1. Seleccione Iniciar desde plantilla guardada
2. Seleccione la plantilla adecuada usando el menú desplegable
  ℹ️ La plantilla seleccionada completará el nombre del plan, la frecuencia de facturación, los cargos y la fecha de envío de la factura. Cambie esta información si lo desea, pero tenga en cuenta que no cambiará la plantilla real que se utilizará en planes futuros.
3. Haga clic en Siguiente
Agregar detalles
1. ¿Cuándo debe realizarse el primer pago? Establecer la fecha de vencimiento del primer pago
2. [Opcional] ¿Cuándo debe realizarse el último pago? Esta es la última fecha en que vence un cargo y el plan vencerá en esta fecha seleccionada. Recomendamos usar esto si sabe que los estudiantes se graduarán o dejarán de asistir a su programa en una fecha determinada. Por ejemplo, si ofrece Pre-K de agosto a mayo, puede establecer una fecha de finalización para dejar de facturar cuando su programa finalice automáticamente en mayo.
3. ¿Cuándo deben recibir las facturas los pagadores? Esto se completará automáticamente según la plantilla, pero también se puede editar. Elija cuándo deben enviarse las facturas a las familias antes de la fecha de vencimiento del pago; esto les brinda a las familias la oportunidad de revisar sus cargos antes de pagar. Por ejemplo, es posible que desee que las facturas salgan 5 días antes de la fecha de vencimiento del pago.
4. [Opcional] Agregar fechas de servicio: agregar el período de facturación es opcional; sin embargo, recomendamos encarecidamente establecer un período de facturación para que las familias puedan hacer referencia a las fechas de servicio en sus facturas al presentar sus impuestos o solicitar el reembolso de sus gastos de cuidado infantil. Esto es relativo a su período de facturación y a la fecha del primer período de facturación. Por ejemplo, si factura mensualmente, puede optar por establecer el período de facturación en el mes anterior o en el mes siguiente.
5. [Opcional] Agregar notas: esto aparecerá en cada factura para que los padres lo vean.
Revise el cuadro Experiencia del pagador en el lado derecho de la pantalla para determinar si es necesario realizar algún cambio (y, de ser así, use el botón Atrás para realizarlo).
Cuando esté listo, haga clic en Crear plan de facturación.

Editar Planes de Facturación

Puede editar los planes de facturación para estudiantes una vez que se hayan creado para editar cargos, agregar descuentos o dividir facturas entre pagadores. Para editar un cargo recurrente para que todas las facturas futuras reflejen ese monto:

Navegue a la página de Facturación de su cuenta en la web.
Haga clic para abrir Estudiantes y seleccionar Planes para Estudiantes
💡Esto le mostrará una lista de todos los planes estudiantiles que ha creado
Busque el plan de estudiante que desea editar y haga clic en Acciones y luego en Administrar plan de facturación.
Junto al plan que desea editar, haga clic en Acciones y luego en Ver/Editar
Haga clic en ✏️ en la sección 'Cargos' para editar los cargos del plan
Busque el cargo que desea editar y haga clic en Acciones
1. Haga clic en Editar cargo para editar los detalles del cargo de cambio, agregar descuentos o dividir facturas entre pagadores.
2. Haga clic en Eliminar cargo para eliminar el cargo específico del plan inmediatamente
Una vez que se completen las ediciones, haga clic en Guardar
Haga clic en Aplicar cambios
Una vez que regrese a la página de vista previa, haga clic en Confirmar cambios en el plan de facturación para finalizar las actualizaciones.

Agregar Descuentos a los Planes de Facturación

Puede agregar descuentos a los cargos de planes individuales para estudiantes después de que se hayan creado sus planes de facturación. Por ejemplo, si creó planes de facturación para su salón de clases para niños pequeños pero tiene dos estudiantes cuyas familias reciben un descuento de empleado, puede editar los planes para esos dos estudiantes para agregar el descuento a los cargos de su plan.

Al editar un plan de facturación, elija el cargo al que desea agregar un descuento y seleccione Editar cargo en el menú Acciones junto al cargo.
Al editar el cargo, seleccione ¿Descuento? casilla de verificación e ingrese los detalles del descuento.
- Monto del descuento: puede ingresar montos de descuento como dólares ($) o como porcentaje (%) de descuento. Seleccione qué tipo de descuento desea agregar e ingrese el monto del descuento.
- Descripción del descuento: seleccione o agregue una categoría para el descuento. Puede elegir entre los tipos de descuento existentes que suelen utilizar los centros o escribir una descripción para agregar la suya propia.
- Notas: agregar una nota es opcional. Puede agregar una nota para proporcionar más información sobre el descuento; esto se mostrará a las familias en la factura.
- Total del nuevo cargo: el nuevo monto del cargo se calculará en función del monto del descuento que agregó. Revise el monto en este campo para asegurarse de que su descuento sea correcto.
Clic en Guardar
Una vez que haya agregado los detalles del descuento y haya revisado el nuevo cargo total, haga clic en Aplicar cambios para guardar el cargo con descuento en el plan de facturación.

Revise los detalles generales del plan y haga clic en Confirmar cambios en el plan de facturación para actualizar el plan de facturación del estudiante.

Split Charges Between Payers

Sabemos que no todas las facturas de los estudiantes las paga un pagador único. A veces, las familias quieren dividir las facturas entre varios pagadores, o los estudiantes pueden tener una fuente de financiación alternativa que pague los costos de cuidado infantil. Puede editar cómo se dividen las facturas entre los pagadores editando los cargos en el plan de facturación de un estudiante. Si divide los cargos, todos los pagadores recibirán notificaciones de los cargos según la parte de la que son responsables.

Al editar un plan de facturación, elija el cargo que desea dividir entre los pagadores y seleccione Editar cargo en el menú Acciones junto al cargo.
¿Activar el interruptor para Asignar cargo de $ a pagadores específicos? a SÍ
Haga clic en las casillas de verificación de los pagadores que deberían ser responsables de este cargo.
[Opcional] Ajuste el monto adeudado por pagador para que no se distribuya uniformemente
Presione Guardar una vez que se hayan realizado todos los cambios.
Haga clic en Aplicar cambios
Revise los detalles generales del plan y haga clic en Confirmar cambios en el plan de facturación para actualizar el plan de facturación del estudiante.

ℹ️ Los descuentos se deben sumar antes de dividir el cargo y se aplicarán proporcionalmente con base en los subtotales adeudados por cada pagador.

Agregar Copagos a los Planes de Facturación

Hay dos formas de gestionar los copagos en Brightwheel.

Cargos de Copago

Si espera recibir pagos de subsidio para un estudiante pero no necesita ni quiere que las familias vean ese monto, puede crear o actualizar el plan de facturación del estudiante para que solo se refleje el monto del copago que adeuda el padre.

Navegue a la página de Facturación de su cuenta en la web.
Haga clic para abrir la biblioteca
Abra la pestaña Cargos Fijos
Haga clic en Crear un nuevo cargo fijo
Seleccione la Categoría de cargos, agregue una Descripción y deje el Monto en $0,00
Haga clic en Guardar en la biblioteca
Cree un nuevo plan de facturación o edite un plan de facturación existente para agregar el cargo de copago que creó
💡 ¡Edite el cargo para cambiar el monto al monto del copago del estudiante!

Descuentos de copago

Si desea que el monto original/estándar y el monto subsidiado se muestren a las familias, puede agregar un descuento al monto original para reducirlo al monto que la familia debe pagar, indicando la agencia en la descripción. Por ejemplo, si cobra $500 y el pagador tiene un copago de $100, puede editar el cargo para agregar un descuento de $400 con la descripción "Subsidio".

Obtenga más información sobre el seguimiento de los pagos de subsidios

Administrar la facturación Familiar/Hermano

Entendemos que muchos programas tienen familias con hermanos inscritos.

Para facturar a las familias, recomendamos encarecidamente facturar a los hermanos por separado en planes de facturación individuales como se describe anteriormente. Este método es más fácil de administrar para los administradores y dará como resultado informes y contabilidad más claros.

¡Los pagos combinados para hermanos también tienen otros beneficios importantes para su programa y sus familias! Obtenga más información sobre los pagos combinados para hermanos en nuestro recurso aquí.

Desactivar Planes de Facturación

Desactivar el Plan de un Estudiante Individual

Navegue a la página de Facturación de su cuenta en la web.
Ir a la pestaña Estudiantes
Localice y haga clic para abrir el perfil de facturación del estudiante correspondiente.
Ir a la pestaña Detalles de la cuenta
En la sección Planes de facturación, busque el plan correspondiente y haga clic en Acciones
En el menú desplegable, seleccione Desactivar
Seleccione un motivo para desactivar
Establezca la fecha de inicio Desactivar para crear una fecha de finalización en el futuro (solo se pueden seleccionar fechas de vencimiento futuras como fechas de finalización) O marque la casilla Finalizar inmediatamente
💡 Si selecciona una fecha de finalización en el futuro, la fecha de finalización será visible en el perfil de facturación del estudiante en la columna Inicio/finalización.
Haga clic en Confirmar, una vez hecho
ℹ️ Si no lo desactivaste inmediatamente y en su lugar seleccionaste una fecha de finalización, en la fecha de finalización del plan de facturación, se deberá realizar un último cargo para el plan y el plan se eliminará automáticamente. El plan de facturación ya no generará nuevos cargos en el futuro y se ubicará en Planes inactivos en el perfil de facturación del estudiante.

Desactivar en Masa

Navegue a la página de Facturación de su cuenta en la web.
Haga clic para abrir Estudiantes y seleccionar Planes para Estudiantes
Utilice las casillas de verificación en las filas de los estudiantes correspondientes y haga clic en Desactivar planes seleccionados en la parte inferior de la página.
Seleccione un Motivo para desactivar
Haga clic en Confirmar

ℹ️ En lugar de desactivar, también puedes pausar o eliminar planes de facturación. Aprende más aquí.