Los créditos son transacciones independientes que reducen el saldo de la cuenta de un estudiante, útiles para realizar un seguimiento de los saldos iniciales, vacaciones, feriados, referencias y más. A diferencia de los ajustes de cargos, los créditos son independientes y reducen directamente el monto adeudado por el pagador, simplificando las tareas administrativas.
ℹ️ Cuando los tutores pagan más que el saldo adeudado, el saldo de su cuenta reflejará un crédito automático.
Emitir un crédito
En lugar de emitir un reembolso o aplicar un descuento, los créditos se pueden aplicar directamente a la cuenta de un estudiante (no a un pagador específico). Los créditos no se aplican inmediatamente a las facturas y se pueden asignar manualmente según sea necesario. Si no se asigna, el crédito se aplicará automáticamente a la siguiente factura del pagador principal.
Navegue hasta el perfil de facturación del estudiante correspondiente
💡 Abra la página Facturación desde la barra lateral, vaya a Estudiantes pestaña y seleccione el nombre del estudiante!Haga clic en el menú desplegable Seleccionar una acción y luego elija Agregar un crédito
Introduzca el importe del crédito
Seleccione un Motivo en el menú desplegable o escriba en el cuadro de texto para crear uno nuevo
Cualquier complemento Notas
[Opcional] Aplique manualmente el crédito a una factura abierta y registrada escribiendo el monto del crédito en el campo Monto aplicado
Haga clic en Guardar y aplicar
Aplicar/Desaplicar un crédito a una factura
Aplicar un crédito a una factura
Navegue hasta el perfil de facturación del estudiante correspondiente
💡 Abra la página Facturación desde la barra lateral, vaya a Estudiantes pestaña y seleccione el nombre del estudiante!En la pestaña Actividad actual, abra la pestaña Créditos y pagos disponibles
Localice el crédito correspondiente y haga clic en el menú Acciones en esa fila
Seleccione Aplicar a facturas
En el campo Importe aplicado , agregue el importe del crédito que se aplicará a una factura abierta
Haga clic en Guardar y aplicar
Anular la aplicación de un crédito a una factura
Navegue hasta el perfil de facturación del estudiante correspondiente
💡 Abra la página Facturación desde la barra lateral, vaya a Estudiantes pestaña y seleccione el nombre del estudiante!Vaya a la pestaña Todas las transacciones
Localice la factura a la que se aplicó el crédito y haga clic en el menú Acciones en esa fila
Seleccione Ver/Editar
En Cargos y pagos , busque el crédito y haga clic en el menú Acciones en esa fila
Seleccione Anular aplicación
Haga clic en Sí, cancelar la transacción
El crédito se cancelará de la factura y será visible en la pestaña Créditos y pagos disponibles en el perfil de facturación del estudiante. Puede aplicar este crédito a otra factura registrada o se aplicará automáticamente a la siguiente factura registrada para el pagador principal de la cuenta.
Eliminar/ajustar un monto de crédito
Después de crear un crédito, no podrá editar ni eliminar el crédito independiente. Si un crédito se creó por error o necesita reducirse, ajuste el crédito emitiendo un cargo único para cubrir el saldo total o reducir el saldo del crédito.
Navegue hasta el perfil de facturación del estudiante correspondiente
💡 Abra la página Facturación desde la barra lateral, vaya a Estudiantes pestaña y seleccione el nombre del estudiante!Haga clic en el menú desplegable Seleccionar una acción y luego elija Agregar un cargo único
Seleccione Agregar cargos
Haga clic en + Crear un nuevo cargo
Ingrese los campos obligatorios y un monto para reducir el crédito o el monto para reducir el crédito a cero
Haga clic en Guardar y luego en Establecer programación
Seleccione la fecha de vencimiento deseada (recomiende el día actual para ajustar el saldo de crédito lo antes posible)
Seleccione Vista previa y confirmación
Revise el cargo para asegurarse de que todo sea correcto y agregue cualquier Nota
opcional 💡 Agregue una exención de responsabilidad para el cargo en las NotasCuando termine, haga clic en Crear factura
[Opcional, pero recomendado] Envíe un mensaje a los pagadores correspondientes para informarles por qué se emitió este nuevo cargo (para equilibrar/poner a cero el crédito en la cuenta) ya que recibirán una notificación por correo electrónico
💡 Si el crédito aún no se ha aplicado a ninguna factura, después de crear el cargo único, el crédito se aplicará automáticamente siempre que la factura esté asignada al pagador principal. Si el crédito no se aplica automáticamente, siga los pasos anteriores para aplicarlo al cargo único y equilibrar la cuenta de facturación del estudiante.